Secretária virtual no WhatsApp da sua clínica, que atende a qualquer hora e marca o horário na agenda

Conversa de exemplo

Do anúncio ao horário marcado, numa conversa só

Alguém clica no anúncio da clínica e chega ao WhatsApp com a mensagem pronta. Não diz o que quer, não diz o nome. Seis minutos depois, está com horário na agenda.

A pessoa escreve para o número da clínica, de madrugada ou no meio de um atendimento, e recebe resposta na hora. Pode ser alguém que já é paciente ou que nunca veio.

• Ela se apresenta com o nome e o tom que você escolheu. Se perguntarem, diz que é uma assistente virtual e oferece passar para alguém da equipe.
• Explica o procedimento com generosidade: para que serve, como costuma ser feito, sensações comuns e cuidados gerais, usando as orientações que a clínica cadastrou.
• Fala do preço do seu catálogo, do jeito que você escolheu para cada serviço.
• Acolhe medo e objeção, e termina sempre oferecendo o próximo passo: a avaliação ou o horário.
• Entende texto, áudio, foto e documento.

Ela consulta a agenda do Harmony antes de oferecer qualquer horário, então o que a pessoa escolhe está livre de verdade.

• Oferece dois horários livres, espaçados e perto do que a pessoa pediu, dentro dos dias e horários em que a clínica marca. Se o dia não serve, passa para outro.
• Marca com quem atende aquele serviço. Se a pessoa não tem preferência, segue a regra que você escolheu: perguntar, oferecer o primeiro horário livre ou usar uma agenda padrão.
• Serviço que precisa de avaliação começa pela avaliação, ou vai para a equipe, como você escolher.
• Faz o cadastro com nome e e-mail. O telefone é o do próprio WhatsApp.
• Se você preferir, cada marcação espera o ok da equipe antes de ficar confirmada.

Com a Secretária no ar, os lembretes e as confirmações da agenda passam a sair do número da clínica, e ela cuida das respostas.

• O horário que ela marca recebe as mesmas mensagens automáticas dos outros: lembrete, pedido de confirmação e anamnese, como você configurou.
• Quando a pessoa responde ao lembrete, a Secretária registra a presença confirmada. Se a pessoa avisa que não vem, a recusa fica no agendamento e a clínica é avisada.
• Aviso de atraso chega para a equipe, com a mensagem da pessoa.
• Remarca e cancela sozinha até o prazo que você definiu, quando você libera. Mais perto da consulta, passa o pedido para a equipe.

A equipe entra quando a pessoa pede, quando ela aceita a oferta de passar a conversa, ou numa urgência. O aviso chega no Harmony e no WhatsApp da equipe, com o resumo do que a pessoa quer e do que já foi dito.

• Pedido para falar com alguém é atendido na hora, sem tentar segurar a pessoa na conversa.
• Numa urgência depois de um procedimento, ela passa a conversa na mesma hora, sem esperar pedido, e informa o telefone da clínica para quem preferir ligar.
• Numa reclamação sobre o atendimento, ela pede desculpas sem contestar o relato e oferece passar para a equipe.
• A equipe responde pela central do Harmony ou pelo WhatsApp do celular, e a Secretária sai daquela conversa.

Configuração

Você decide até onde ela vai

Tudo se ajusta dentro do Harmony, e você muda quando quiser. Antes de ligar, dá para ensaiar a conversa.

Quais serviços ela marca

Cada serviço fica de fora, só com explicação ou com explicação e agendamento. Serviço que exige avaliação pode começar pela avaliação ou ir para a equipe.

Como ela fala do preço

Serviço por serviço: dizer o valor, dizer “a partir de” ou não dizer o valor e convidar a pessoa a falar com a equipe.

Quais profissionais aparecem

Aparece quem tem agenda, está ligado ao serviço e foi marcado para aparecer na Secretária.

Se ela remarca e cancela

Ela pode só informar e marcar, ou também remarcar e cancelar sozinha até um prazo em horas antes da consulta. Mais perto do horário, o pedido vai para a equipe.

Se a marcação espera a equipe

Ela confirma o horário na hora, ou deixa cada marcação esperando o ok da equipe, com prazo para a resposta.

Nome, tom e apresentação

O nome que ela usa, o tom (acolhedor, formal ou direto), o tamanho das respostas, os emojis e se ela se apresenta como secretária virtual ou como secretária.

Quem ela cadastra

Se ela cadastra quem ainda não é paciente, e se pede CPF e data de nascimento além do nome e do e-mail.

Horários da clínica e da equipe

Os horários em que a clínica marca (os mesmos do agendamento online), a antecedência mínima, o intervalo entre atendimentos, o expediente da equipe no WhatsApp e o prazo para alguém da equipe responder.

Ensaio antes de ligar

Você faz o papel de quem escreve e vê como ela responde. Nada sai no WhatsApp e a agenda de verdade não muda.

Com a equipe

O que fica com a equipe e com quem atende

Algumas decisões são da equipe ou de quem faz o procedimento. Nesses casos, a Secretária diz quem resolve e oferece passar o pedido.

Indicação de tratamento e diagnóstico

São de quem atende, na avaliação ou na consulta. A Secretária explica o procedimento, conta o que costuma definir a indicação e oferece marcar a avaliação.

Cobrança e Pix

Ficam com a equipe.

Marcar para outra pessoa

Quando alguém quer marcar para a filha ou para uma amiga, quem marca é a equipe. A Secretária oferece passar o pedido.

Mudar a consulta perto do horário

Dentro do prazo que você definiu, remarcar e cancelar ficam com a equipe. A Secretária oferece passar o pedido, com o dia e o período que a pessoa quer.

Chamar de volta quem não respondeu

Fica com a equipe. A Secretária só volta a escrever quando a própria pessoa pede um dia e horário para isso, e se você permitir.

Comparação

WhatsApp do Harmony ou Secretária no número da clínica

As duas formas existem no Harmony. A diferença está em qual número responde e em quanto a conversa resolve sem a equipe. Nas duas, a equipe continua operando a clínica com a Mony.

Preço e teste

Quanto custa

A Secretária é um adicional mensal ao plano do Harmony. O preço e o número de pessoas atendidas acompanham o plano.

Essentials: R$ 137 por mês

Até 150 pessoas atendidas por mês.

Profissional: R$ 247 por mês

Até 300 pessoas atendidas por mês.

Enterprise

A contratação é feita pelo suporte.

Quem conta

Cada pessoa conta uma vez no mês, nova ou antiga, fale o quanto falar, e só quando a Secretária resolve algo para ela: tira uma dúvida com as orientações da clínica, mostra horários, cadastra, marca, remarca ou cancela. Ensaios não contam.

Se as pessoas do mês acabarem

Dá para comprar mais pessoas, em pacotes de 50 que não vencem. Sem pacote, quem já foi atendido no mês continua com ela, e as pessoas novas vão para a equipe até a renovação.

Mensagens pagas à Meta

A Meta cobra cada mensagem que o Harmony envia pelo número da clínica, inclusive as respostas da Secretária e os lembretes: cerca de R$ 0,04 cada, no cartão da conta da clínica na Meta, fora da fatura do Harmony. O que a equipe escreve pelo app do celular não é cobrado.

No plano anual

A Secretária continua mensal: ela é cobrada à parte, todo mês, no mesmo cartão do plano.

No teste de 7 dias

Ela atende de verdade, no número da clínica, até 5 pessoas dos números que você coloca na lista do teste: o seu, o de alguém da equipe ou o de pacientes de confiança. Ensaiar não conta. Nada é cobrado antes do fim do teste, e com a assinatura ela passa a atender todo mundo que escreve.

Como começar

Como ela entra no ar

Depois de contratar a Secretária, o Harmony mostra os passos na ordem. A Meta analisa as mensagens depois da conexão, e você configura a Secretária enquanto isso.

1. 01

   Conecte o WhatsApp da clínica

   Pelo Facebook, com o login de quem administra a conta do número.

2. 02

   Cadastre a forma de pagamento na Meta

   As mensagens pelo número são pagas à Meta, direto pela clínica. Sem forma de pagamento, a Meta bloqueia os envios.

3. 03

   Conte como a sua clínica atende

   Serviços, orientações e até onde ela pode ir sozinha. Enquanto isso, a Meta aprova as mensagens, em alguns minutos ou algumas horas.

4. 04

   Ensaie, se quiser

   Você faz o papel de quem escreve e vê as respostas, sem enviar mensagem real e sem mudar a agenda.

5. 05

   Ela entra no ar

   Sozinha, assim que tudo fica pronto, e avisa você no WhatsApp e no e-mail. Se preferir, desligue a entrada automática e coloque no ar com um clique.

O que ter à mão

O que ter à mão para conectar

Dá para conectar o WhatsApp que a clínica já usa, que continua no celular, ou um número só para o sistema.

O número de WhatsApp da clínica

No WhatsApp Business do celular, aberto e atualizado. Se for um número só para o sistema, ele precisa receber SMS e não estar em outra conta.

Um login do Facebook que administre a conta

É com ele que a conexão é feita.

Uma forma de pagamento na conta da Meta

As mensagens enviadas pelo número são pagas à Meta, direto pela clínica. Sem forma de pagamento, a Meta bloqueia os envios.

Quem usa

O que dizem as profissionais que usam o Harmony

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