Política de Privacidade

A Harmony ("nós" ou "nosso") é uma plataforma de gestão para clínicas e profissionais de estética. Esta Política de Privacidade descreve como coletamos, usamos, compartilhamos, armazenamos e protegemos as informações pessoais tratadas por meio da Plataforma.

Ao utilizar nossos serviços, você concorda com a coleta e uso de informações de acordo com esta política. Recomendamos a leitura completa deste documento.

Esta política está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei nº 13.709/2018) e demais legislações aplicáveis.

Coletamos diferentes tipos de informações dependendo do seu perfil de uso:

2.1 Dados dos Profissionais (Usuários da Plataforma)

• Nome completo e dados de identificação
• Endereço de e-mail
• Número de telefone
• Foto de perfil (opcional)
• Informações profissionais (biografia, especialidades)
• Dados de autenticação e acesso

2.2 Dados dos Pacientes/Clientes

Os profissionais que utilizam nossa plataforma podem cadastrar dados de seus pacientes, incluindo:

• Nome completo e apelido
• CPF (opcional)
• E-mail e telefone de contato
• Data de nascimento e gênero
• Endereço completo
• Origem/indicação do paciente
• Foto de perfil
• Observações gerais

2.3 Dados de Consultas e Atendimentos

• Datas e horários de agendamentos
• Serviços realizados
• Dados antropométricos (peso, altura, medidas)
• Informações de saúde (alergias, medicamentos, condições médicas)
• Fotos de acompanhamento de tratamentos
• Texto da conversa do atendimento, quando a clínica usa a transcrição da consulta (o áudio não é guardado)
• Registro do consentimento do paciente para a transcrição: termo de uso de voz assinado ou concordância registrada no atendimento
• Documentos anexados
• Valores e status de pagamento

2.4 Documentos e Assinaturas Eletrônicas

• Conteúdo de anamneses, termos, autorizações, orientações e PDFs enviados pela clínica
• Nome, e-mail e, quando informado, CPF do paciente ou responsável signatário
• Identificação da clínica e do usuário que solicitou o envio
• Endereço IP, datas, horários e registros de criação, entrega, visualização, assinatura, recusa ou expiração
• Identificadores técnicos, estado do documento e arquivos original e assinado

Esses documentos podem conter dados pessoais sensíveis, inclusive informações de saúde, conforme o conteúdo definido ou enviado pela clínica.

2.5 Dados de Uso e Técnicos

• Endereço IP e informações do navegador
• Dados de navegação na plataforma
• Logs de acesso e atividades
• Preferências e configurações

Utilizamos as informações coletadas para as seguintes finalidades:

3.1 Prestação dos Serviços

• Gerenciamento de agendamentos e consultas
• Controle financeiro e faturamento
• Gestão de estoque e produtos
• Geração de relatórios e análises
• Comunicação com pacientes e equipe via WhatsApp, incluindo lembretes automáticos e fluxos com a Mony

3.2 Assinaturas Eletrônicas

• Preparar e criar solicitações de assinatura em nome da clínica usuária
• Entregar o convite ao signatário e permitir acesso ao ambiente de assinatura
• Registrar evidências de criação, visualização, manifestação de vontade e conclusão
• Acompanhar o estado da solicitação, prevenir duplicidades e solucionar falhas
• Guardar o documento original, o PDF concluído e os metadados necessários no prontuário

3.3 Melhorias e Desenvolvimento

• Aprimoramento da experiência do usuário
• Desenvolvimento de novas funcionalidades
• Correção de bugs e problemas técnicos
• Análises estatísticas anônimas

3.4 Comunicação

• Notificações sobre agendamentos e lembretes
• Atualizações importantes sobre a plataforma
• Suporte ao cliente
• Informações sobre alterações em nossos termos ou políticas

3.5 Segurança e Conformidade

• Prevenção de fraudes e atividades maliciosas
• Cumprimento de obrigações legais
• Proteção dos direitos da Harmony e de seus usuários

O Harmony oferece recursos de WhatsApp em três formatos diferentes: sua equipe pode falar com a Mony para operar a clínica, o sistema pode enviar disparos para pacientes (lembretes, pedidos de confirmação, documentos e link de pagamento) e processar a resposta deles usando um número gerenciado pelo próprio Harmony, e o sistema também pode preparar mensagens prontas para abrir no seu próprio WhatsApp. É importante entender como cada fluxo opera:

4.1 Dados Coletados via WhatsApp

• Número de telefone: utilizado para identificar participantes das conversas e vincular a mensagem à clínica, ao paciente ou ao usuário correto
• Conteúdo das mensagens: mensagens de texto trocadas com a Mony ou registradas em fluxos de atendimento no WhatsApp
• Mensagens de áudio: processadas para transcrição e compreensão da solicitação
• Metadados: horário de envio, recebimento, status de entrega e informações necessárias para auditoria e suporte

4.2 Finalidade do Uso

Os dados coletados via WhatsApp são utilizados para:

• Permitir que a equipe da clínica opere partes da rotina pelo WhatsApp com a Mony
• Enviar lembretes automáticos, confirmações e outras mensagens operacionais ligadas a agendamentos
• Atender pacientes dentro dos fluxos permitidos pela configuração da clínica, incluindo pedidos de agendamento online quando habilitados
• Responder dúvidas sobre horários, serviços e etapas do atendimento
• Preparar mensagens prontas para envio manual no WhatsApp do próprio usuário, quando esse modo for escolhido

4.3 Processamento por Inteligência Artificial

Utilizamos tecnologias de inteligência artificial para processar as mensagens recebidas e fornecer respostas adequadas. Este processamento inclui:

• Transcrição de áudio: mensagens de voz são convertidas em texto pelo serviço de transcrição da Groq
• Compreensão de linguagem natural: identificamos a intenção do usuário ou paciente para operar a clínica, consultar horários, confirmar atendimentos ou seguir o fluxo permitido
• Geração e reescrita de conteúdo: respostas e textos operacionais podem ser gerados ou adaptados automaticamente conforme o contexto

4.4 Armazenamento de Conversas

As conversas realizadas via WhatsApp são armazenadas para:

• Manter histórico de interações para melhor atendimento
• Permitir auditoria e resolução de disputas
• Melhorar a qualidade das respostas do assistente e o suporte operacional à clínica

4.5 Consentimento e Desativação

A comunicação via WhatsApp pode começar de formas diferentes, conforme o fluxo utilizado: por iniciativa do usuário ao enviar mensagem, por mensagens automáticas ligadas a agendamentos da clínica, ou por ações iniciadas pela própria equipe dentro do Harmony. Quando o Harmony usa o número gerenciado pela plataforma, as mensagens saem desse número em nome da clínica. Quando o sistema apenas prepara a mensagem e abre o WhatsApp do usuário, o envio final acontece pelo número e pelo dispositivo do próprio usuário.

O usuário pode, a qualquer momento, solicitar a interrupção de comunicações automáticas compatíveis com o fluxo da clínica e requerer a exclusão de conversas armazenadas, observadas as obrigações legais e os registros mínimos necessários para segurança, auditoria e cumprimento contratual.

O Harmony tem dois recursos de voz para quem atende: o ditado, em que o profissional fala em vez de digitar num campo da ficha, e a transcrição da consulta, em que a conversa do atendimento vira texto e preenche a ficha de anamnese. Os dois só funcionam enquanto o profissional mantém o microfone ligado na tela, que mostra quando ele está ouvindo.

5.1 Consentimento

Nenhuma consulta é transcrita sem um consentimento registrado antes: o termo de uso de voz assinado eletronicamente pelo paciente, que vale para as consultas seguintes até ser revogado, ou a concordância manifestada no atendimento, registrada na consulta com quem a registrou e o horário. O paciente pode recusar ou revogar a qualquer momento, sem prejuízo ao atendimento.

5.2 O que acontece com o áudio

• Ditado: o áudio é cortado em trechos no próprio navegador, sem os momentos de silêncio, e cada trecho é enviado à Groq, nos Estados Unidos, que o converte em texto na hora
• Transcrição da consulta: o áudio vai do navegador direto para a Soniox, nos Estados Unidos, que o converte em texto enquanto a conversa acontece e separa as vozes de quem fala. Para acertar a grafia, vão junto o nome do paciente, o do profissional e os serviços da consulta
• Quando a Soniox não está disponível (fora do ar ou com todas as conexões em uso), a transcrição continua pelo mesmo caminho do ditado: o áudio é cortado em trechos no navegador e cada trecho é enviado à Groq, nos Estados Unidos. O texto passa a aparecer a cada pausa da fala
• Nem o Harmony, nem a Groq, nem a Soniox guardam o áudio: a conta do Harmony na Groq usa retenção zero, e a Soniox processa a transcrição ao vivo só em memória, sem gravar o áudio nem o texto. A Soniox guarda apenas o registro de uso para cobrança (duração e volume de cada conexão, com códigos internos da clínica e da consulta), sem o conteúdo da conversa
• Nem a Groq nem a Soniox usam os dados para treinar modelos

5.3 O que acontece com o texto

• Ditado: o texto entra no campo como se tivesse sido digitado e só fica guardado quando o profissional salva a ficha
• Transcrição da consulta: o texto da conversa fica guardado junto da consulta, como parte do registro do atendimento, e pode ser apagado pela clínica a qualquer momento
• Preenchimento da ficha: o texto da conversa e os campos da ficha são enviados, por meio da OpenRouter, a um modelo de linguagem que sugere o que preencher e indica, pelo contexto da conversa, qual voz é a do profissional e qual é a do paciente (o profissional pode corrigir na tela); o Harmony só escreve em campos vazios ou acrescenta informação nova, nunca apaga o que o profissional escreveu. Esses provedores não usam os dados para treinar modelos e podem manter registros técnicos temporários apenas para segurança, conforme seus contratos
• Cada campo preenchido pela transcrição fica marcado na ficha e pode ser desfeito

5.4 Revisão e responsabilidade

A transcrição e o preenchimento podem errar. O profissional revisa as informações antes de salvá-las e continua responsável pelo registro e pelas decisões do atendimento. A clínica, como controladora dos dados do paciente, define quando usar esses recursos, e o Harmony os opera seguindo as instruções dela.

Não vendemos, alugamos ou compartilhamos seus dados pessoais com terceiros para fins de marketing. O compartilhamento ocorre apenas nas seguintes situações:

6.1 Provedores de Serviços

Utilizamos serviços de terceiros para operar nossa plataforma:

• Convex: infraestrutura de banco de dados e backend
• Meta e provedores de infraestrutura de mensageria compatíveis: para entrega e roteamento de mensagens do WhatsApp gerenciado pelo Harmony
• Groq: para converter voz em texto nos áudios do WhatsApp, no ditado nos campos e na transcrição da consulta quando a Soniox não está disponível, nos Estados Unidos
• Soniox: para transcrever a consulta ao vivo, separando as vozes, nos Estados Unidos
• OpenRouter: para acesso aos modelos de linguagem usados pela Mony, pela Secretária, pela leitura de documentos e pelo preenchimento da ficha a partir da transcrição, configurado para usar só provedores que não coletam os dados para treinar modelos
• Autentique: para criação, entrega, coleta de assinatura eletrônica, geração de evidências e disponibilização dos documentos assinados
• Stripe: para processamento de pagamentos
• Railway: para hospedagem da aplicação

Esses provedores têm acesso limitado aos dados necessários para suas funções específicas e são obrigados contratualmente a proteger suas informações.

No fluxo de assinatura eletrônica, o Harmony transmite à Autentique o documento e os dados necessários do signatário. A Autentique pode tratar o conteúdo do PDF, nome, e-mail, CPF quando utilizado, endereço IP, datas, horários e demais evidências técnicas necessárias à criação e à comprovação do processo de assinatura.

6.2 Harmony no ChatGPT

Quem trabalha na clínica pode conectar a própria conta do Harmony ao ChatGPT, da OpenAI, e pedir por lá o que faria no painel. A conexão só acontece depois que a pessoa entra no Harmony e aceita a tela de permissão, e vale só para a clínica escolhida nela.

• O que a OpenAI recebe: só a resposta de cada pedido feito pela pessoa no ChatGPT, como horários da agenda, nomes de pacientes, serviços, profissionais e lançamentos do financeiro. O telefone do paciente só vai quando a pessoa pede
• O que nunca vai: anamnese, fotos, evolução, prontuário, documentos assinados e CPF. As mensagens aos pacientes continuam saindo só pelo Harmony
• Permissões: cada pedido respeita as permissões que a pessoa tem na clínica. O que ela não pode ver ou fazer no painel, também não pode pelo ChatGPT
• O que o Harmony guarda: quem conectou, em qual clínica, quando, quantos pedidos foram feitos e em quais dias. As chaves de acesso ficam guardadas de um jeito que não permite lê-las de volta e deixam de valer quando a conexão é desfeita
• Como desconectar: a qualquer momento, no painel do Harmony, ou nas configurações de aplicativos do ChatGPT
• O que a OpenAI faz com a conversa no ChatGPT segue a política de privacidade da própria OpenAI, aceita pela pessoa quando usa o ChatGPT

6.3 Papéis no Tratamento de Dados

Em regra, a clínica ou o profissional usuário define a finalidade, o conteúdo e as pessoas envolvidas nos atendimentos e documentos, atuando como controlador desses dados. O Harmony trata essas informações para prestar a Plataforma e executar as instruções do usuário, normalmente na condição de operador, e utiliza fornecedores como a Autentique para atividades específicas. Os papéis podem variar quando cada parte tratar dados para finalidades próprias previstas em lei ou em seus respectivos termos.

6.4 Obrigações Legais

Podemos divulgar suas informações quando exigido por lei, ordem judicial ou solicitação de autoridades competentes.

6.5 Proteção de Direitos

Podemos compartilhar informações para proteger os direitos, propriedade ou segurança da Harmony, de nossos usuários ou do público.

7.1 Medidas de Segurança

Implementamos medidas técnicas e organizacionais para proteger seus dados:

• Criptografia de dados em trânsito (HTTPS/TLS)
• Criptografia de dados em repouso
• Autenticação segura com tokens JWT
• Controle de acesso baseado em funções (RBAC)
• Isolamento de dados entre organizações (multi-tenant)
• Monitoramento contínuo de segurança
• Backups regulares e redundância de dados

7.2 Localização dos Dados

Os dados principais da aplicação são armazenados em infraestrutura da Convex, Inc. nos Estados Unidos. A conversão de voz em texto (Groq e Soniox) e os modelos de linguagem (por meio da OpenRouter) também processam dados nos Estados Unidos. Outros fornecedores podem processar ou armazenar dados nas localidades informadas em suas políticas e contratos, inclusive a Autentique no fluxo de assinaturas eletrônicas. Adotamos medidas contratuais e técnicas aplicáveis às transferências internacionais e ao compartilhamento de dados.

7.3 Retenção de Dados

Mantemos os dados pelo tempo necessário à prestação dos serviços, ao cumprimento de obrigações legais ou regulatórias e ao exercício regular de direitos. Os prazos variam conforme a categoria e a finalidade. Documentos assinados e suas evidências podem ser preservados após o encerramento da conta quando a clínica possuir obrigação ou finalidade legítima de guarda. O texto da transcrição de uma consulta segue o prazo do registro do atendimento: ele é apagado quando a clínica apaga o texto, descarta ou exclui a consulta, ou exclui o paciente. Quando a retenção deixar de ser necessária, os dados serão eliminados ou anonimizados de forma segura, ressalvadas limitações técnicas de backups e obrigações dos provedores envolvidos.

De acordo com a LGPD, você possui os seguintes direitos sobre seus dados pessoais:

• ✓Confirmação e Acesso: confirmar a existência de tratamento e acessar seus dados
• ✓Correção: solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• ✓Anonimização ou Bloqueio: solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários
• ✓Portabilidade: solicitar a portabilidade dos dados para outro fornecedor de serviço
• ✓Eliminação: solicitar a eliminação dos dados tratados com seu consentimento
• ✓Revogação de Consentimento: revogar o consentimento a qualquer momento

Para exercer qualquer desses direitos, entre em contato conosco através do e-mail indicado na seção de Contato.

Utilizamos cookies e tecnologias similares para melhorar sua experiência:

9.1 Cookies Essenciais

Necessários para o funcionamento básico da plataforma, como autenticação e preferências de sessão.

9.2 Cookies de Análise

Utilizamos ferramentas de análise para entender como os usuários interagem com nossa plataforma, permitindo melhorias contínuas.

Você pode configurar seu navegador para recusar cookies, mas isso pode afetar a funcionalidade da plataforma.

Nossos serviços são destinados a profissionais de saúde e estética maiores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente informações de menores de 18 anos como usuários da plataforma.

Dados de pacientes menores de idade podem ser cadastrados pelos profissionais responsáveis, desde que com o consentimento dos pais ou responsáveis legais, em conformidade com a legislação vigente.

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Quando fizermos alterações significativas, notificaremos você através de:

• Aviso destacado na plataforma
• E-mail para o endereço cadastrado
• Atualização da data de "última modificação" no topo desta página

Recomendamos revisar esta política periodicamente para estar informado sobre como protegemos suas informações.