Assinatura eletrônica de anamnese, consentimento e dos termos da sua clínica

Três deles nascem de um lugar específico do sistema e já vêm com o conteúdo montado. O quarto é livre: o conteúdo é da sua clínica, e o Harmony cuida do envio, do acompanhamento e do arquivo.

• Anamnese: a paciente responde a ficha pelo celular e assina as próprias respostas, antes de chegar na clínica.
• Ciência dos cuidados pós-procedimento: a orientação entregue fica registrada com data e hora, sem depender de print da conversa.
• Autorização de uso de imagem: você escolhe as finalidades e o prazo, e a foto só entra na divulgação depois que o termo volta assinado.
• Termos da clínica: consentimento de um procedimento específico, contrato de tratamento, termo financeiro ou política de cancelamento.

A clínica que já tem um termo pronto não precisa reescrever nada. A clínica que nunca escreveu um começa com a assistente de escrita e ajusta o texto na tela, com a prévia preenchida do lado.

• Upload de PDF pronto, de até 15 MB, para os termos que a sua clínica já usa em papel.
• Editor de texto no próprio Harmony, com assistente para escrever o rascunho e para revisar o que você escreveu.
• O modelo fica salvo e é reenviado quantas vezes você precisar, com nome e nota de quando usar cada um.
• Se você ainda não tem nenhum termo escrito, a nossa ferramenta gratuita de modelos monta o primeiro sem precisar criar conta.
• A responsabilidade pelo conteúdo jurídico continua sendo da clínica. A assistente ajuda a escrever, não substitui a revisão de quem entende do assunto.

Você envia da central de assinaturas, do perfil da paciente ou do atendimento. O pedido chega no e-mail dela e a assinatura acontece no navegador do celular, sem imprimir, escanear ou instalar aplicativo.

• Quando o e-mail da paciente ainda não está no cadastro, o sistema pede antes do envio.
• Quem assina pode ser a própria paciente ou o responsável, com o vínculo registrado no documento.
• A lista separa o que está aguardando, o que já foi aberto, o que voltou assinado e o e-mail que não chegou.
• Se o endereço estiver errado, você corrige e reenvia sem começar o documento de novo.

O documento é congelado no momento do envio. Se você mudar o modelo depois, o que a paciente assinou não muda junto. O PDF final é baixado uma vez e guardado no Harmony, então ele continua abrindo mesmo sem consultar o provedor.

• A trilha de auditoria acompanha o arquivo: quem assinou, quando e por qual e-mail.
• O documento assinado fica no prontuário da paciente, ligado ao atendimento quando existe um.
• Enquanto o status é aguardando assinatura, nada é tratado como autorização concedida.
• A autorização de uso de imagem pode ser revogada pela paciente, e a revogação aparece na lista com a data.

Veja o recurso

O documento que chega para a paciente

Troque entre os quatro tipos e veja o que cada um carrega: o conteúdo montado com os dados do cadastro, a assinatura no rodapé e os carimbos de entrega, abertura e conclusão.

Na prática

Como enviar um documento para assinar no Harmony

O fluxo cabe entre um atendimento e outro. Nenhuma etapa depende de impressora, escâner ou de a paciente estar na clínica.

1. 01

   Escolha o documento e a paciente

   Anamnese, cuidados pós-procedimento, autorização de uso de imagem ou um termo da sua clínica. O envio começa na central de assinaturas, no perfil da paciente ou dentro do atendimento.

2. 02

   Confira o texto já preenchido

   O Harmony monta o documento com nome, CPF, clínica, profissional que enviou, procedimento do atendimento e data. Você lê a prévia exatamente como a paciente vai ler.

3. 03

   Confirme o e-mail de quem assina

   Se o cadastro ainda não tem e-mail, o sistema pede na hora. Quando quem assina é o responsável, o vínculo entra registrado no documento.

4. 04

   Envie e acompanhe pela lista

   O pedido sai por e-mail e o estado muda sozinho conforme a paciente abre e assina. Se a entrega falhar, você corrige o endereço e reenvia sem refazer o documento.

5. 05

   O PDF assinado fica no prontuário

   Quando a assinatura volta, o arquivo é guardado no Harmony com a trilha de auditoria dentro dele e fica ligado à paciente e ao atendimento.

Antes e depois

Termo em papel vs. assinatura eletrônica no Harmony

A diferença aparece menos no dia da assinatura e mais seis meses depois, quando alguém precisa achar o documento e provar o que foi combinado.

Campos automáticos

O que o Harmony preenche sozinho no seu termo

No editor de termos você escreve o texto uma vez e marca onde entram os dados variáveis. Na hora do envio, o sistema troca cada campo pelo valor real daquela paciente.

Paciente

Nome de quem o documento trata, puxado do cadastro. Evita o termo enviado com o nome da paciente anterior.

CPF

CPF do cadastro da paciente, para identificar quem assinou sem depender de campo preenchido à mão.

Clínica

Nome da sua clínica no corpo do documento, sem precisar manter um arquivo por unidade.

Quem envia

Nome do profissional que pediu a assinatura. É o que liga o termo à pessoa que conduziu o atendimento.

Procedimento

Serviços do atendimento vinculado, quando existe um. Um mesmo modelo de consentimento serve para procedimentos diferentes.

Data do envio

Dia em que o documento foi emitido, para que a validade do que foi combinado fique clara na leitura.

Só entram campos que o sistema já conhece. Nada que exija digitação na hora do envio, porque essa é justamente a etapa em que ninguém tem tempo.

Validade

Assinatura digital ou eletrônica, e o que dá validade a ela

Duas dúvidas aparecem sempre antes de trocar o papel: como isso se chama, e se vale. As duas têm resposta curta.

Se esse assunto faz sentido para a sua rotina, vale a pena ver também as páginas abaixo. Elas aprofundam dores próximas e ajudam o Google a entender melhor como o Harmony se posiciona para clínicas de estética.