Como funcionam as fichas
Modelos reutilizáveis, envio pelo WhatsApp e acompanhamento por paciente. Direto ao ponto.
Modelo e ficha são coisas diferentes
Esse é o ponto que mais confunde no começo. Vale entender uma vez e o resto fica simples.
Modelo
É um ponto de partida que você cria uma vez. Guarda as perguntas (anamnese) ou as orientações (pós-atendimento) que vai reutilizar em vários atendimentos. Fica salvo na página de Fichas.
Ficha
É o que o paciente recebe. Quando você prepara uma ficha, o Harmony carrega o conteúdo do modelo, e você pode ajustar perguntas ou textos para aquele paciente específico antes de enviar.
Importante: você não fica preso a enviar exatamente o mesmo conteúdo para todo mundo. O modelo serve de base, e cada ficha pode ser adaptada para o paciente antes do envio (remover uma pergunta, ajustar um texto, acrescentar uma orientação específica).
Anamnese ou pós-atendimento
São dois tipos diferentes, com finalidades diferentes. A página de Fichas tem uma aba para cada.
Anamnese
Perguntas que o paciente responde no celular antes de chegar. As respostas chegam preenchidas dentro do atendimento, então você economiza tempo e não precisa transcrever nada.
Pós-atendimento
Orientações de cuidado que o paciente recebe após o procedimento. Você sabe quando ele abriu e visualizou as instruções.
Quando e onde enviar cada uma
Anamnese e pós-atendimento saem de telas diferentes, em momentos diferentes do atendimento. A lógica é simples: anamnese antes, pós-atendimento depois.
Abra o agendamento
No próprio agendamento, o Harmony sugere modelos com base nos serviços que você selecionou. Você pode aceitar a sugestão ou escolher outro.
Ajuste a ficha se quiser
Antes de enviar, dá para revisar e adaptar a ficha para esse paciente específico. O modelo continua intacto para os próximos envios.
Envie pelo WhatsApp
O Harmony monta a mensagem com o link da ficha e dispara pelo WhatsApp do paciente.
Abra a consulta
O pós-atendimento sai da tela da consulta, depois do procedimento. O Harmony sugere modelos com base no que foi feito.
Ajuste as orientações se quiser
Antes de enviar, dá para revisar os cuidados e personalizar para esse paciente. O modelo continua intacto para os próximos envios.
Envie pelo WhatsApp
Mesmo fluxo da anamnese: o Harmony monta a mensagem com o link da ficha e dispara pelo WhatsApp do paciente.
Cada ficha tem um link próprio. Se o paciente perder a mensagem, basta reenviar e o mesmo link continua valendo enquanto não expira.
Onde ver as respostas
As respostas de anamnese aparecem em mais de um lugar, para você encontrar onde o fluxo do trabalho exigir:
Durante a consulta, na aba de anamnese
É o lugar mais usado. Ao iniciar a consulta, a aba de anamnese já mostra as respostas que o paciente preencheu pelo WhatsApp.
No resumo do agendamento
Pelo agendamento, a seção de anamnese exibe o estado da ficha e abre as respostas quando o paciente já preencheu.
No perfil do paciente
A aba de fichas no perfil reúne tudo o que já foi enviado a esse paciente, com as respostas de anamnese e o status de visualização do pós-atendimento.
Para o pós-atendimento não existe resposta para visualizar (o paciente só lê as orientações). Você vê apenas se ele abriu e quando.
Acompanhando o status
Cada ficha individual tem um estado que muda conforme o paciente interage com ela:
Enviada
Você mandou pelo WhatsApp, o paciente ainda não abriu.
Aberta
O paciente acessou o link, mas ainda não respondeu ou visualizou tudo.
Respondida (anamnese)
O paciente preencheu e enviou. As respostas já aparecem dentro do atendimento.
Visualizada (pós-atendimento)
O paciente abriu a ficha e leu as orientações.
Expirada
O link tinha prazo e venceu antes do paciente responder. Você pode reenviar quando quiser.
Na página de Fichas, o resumo é por modelo
Lá você vê um resumo agregado de cada modelo: quantas fichas já foram geradas a partir dele, quantas estão aguardando resposta e quando foi a última atividade. Para ver fichas individuais, clique em "Detalhes".
Coisas úteis no dia a dia
Reenviar quando precisar
Se o paciente não respondeu, basta abrir a ficha e mandar novamente pelo WhatsApp. O mesmo link continua valendo.
Arquivar modelos antigos
Modelos que você não usa mais podem ser arquivados sem perder o histórico das fichas que já tinham sido enviadas a partir deles.
Ver onde um modelo foi usado
Em cada modelo você consegue listar todas as fichas geradas, com status e atalho para o agendamento correspondente.
Quando o atendimento tem mais de um serviço
Se o agendamento tem mais de um serviço (por exemplo, Botox e Mounjaro no mesmo horário), você não precisa mandar duas fichas separadas. Dá para escolher dois ou mais modelos de anamnese e o Harmony combina tudo numa ficha só, enviada pelo WhatsApp uma vez.
No agregado, cada modelo combinado conta o envio para si. Assim você não perde a visão de uso individual mesmo quando a ficha chega ao paciente como um documento único.
Tudo pronto?
Crie seu primeiro modelo
Volte para a página de Fichas e teste o fluxo. Você só precisa criar uma vez para começar a enviar.